Chytrá složka pro projekty (GTD v Outlooku)

V článku GTD v Outlooku II/4 – Chytrá složka pro projekty byl publikován návod, jak prostřednictvím maker vytvořit vyhledávací složku, která sdružuje veškeré položky v Outlooku, které se týkají konkrétního projektu. Příslušnost položky k projektu je určen zvolenou kategorií.

Vzhledem k tomu, že ve své implementaci GTD v Outlooku využívám pro přiřazení položky k projektu “uživatelské pole”, nebyl tento postup přímo použitelný. Prostě mi to nějak nefungovalo.

Ale nedávno mne Michal Franc (za což mu děkuji) upozornil na to, že je možné kombinovat makro (které automaticky vytvoří vyhledávací složku prohledávající úkoly a přiřadí jí potřebná kritéria) a ruční úpravu, které do vyhledávání zařadí i složku doručené pošty. A odsud už byl jen skok k takové úpravě makra, která toto vše udělá automaticky. Zkrátka do vyhledávací složky automaticky zahrne více než jednu složku.

Odkládám úkoly (GTD v Outlooku)

Pro řízení a správu úkolů používám Outlook s vlastním sadou maker pro GTD (viz. článek GTD v Outlooku – Jak na projekty). Navykl jsem si používat filtrovaný pohled “Dnes” (viz. článek Outlook 2010 – Filtry DASL).

Myšlenka tohoto zobrazení byla “podívat se na to, co mám udělat dnes a postupovat podle toho”. Samozřejmě, úkoly, které jsem dokončil nebo u kterých se přesouvám na “další krok” vyřídím snadno. Ale ty úkoly, které mám rozpracované, ale zatím je dokončit nemohu, mi v tom pohledu neustále zůstávaly a tak se pohled na seznam dnešních úkolů stával trochu nepřehledným.

Hledal jsem tedy způsob, jak úkol v Outlooku snadno “odložit”. Jedno z možných řešení je kliknout na “vlaječku” zpracovat “zítra” či “příští týden”. Jenže tím se mi posune i samotný termín dokončení úkolu a ne vždy je to vhodné řešení. Hlavně u úkolů typu “projekt”.

Lepším řešením se tedy ukázalo změnit “datum zahájení” úkolu na následující den. Nic složitého to není. Stačí prostě do položky “počáteční datum” napsat slovo “zítra” a je hotovo. V podstatě ano, jenže současně se změnou “data zahájení” se posune i “termín splnění”, takže je nutné ručně upravit i tento datum. Jde to, ale protože jsem osoba líná a místo toho, abych se snažil neplést se při ručních úpravách, tak se raději dvě hodiny věnuji programování skriptu, který to udělá za mne.

Něco o úkolech v mobilu a zpracování INBOXu úkolů

Začal jsem používat informace o úkolech v mobilu.
Na Nokii mi to moc nešlo, úkoly byly sloučené s kalendářem a napřed se zobrazila asi padesátka úkolů na aktuální den včetně všech možných zpožděných úkolů a pak, někde v dálce za tím data z kalendáře. Tím však pro mně kalendář ztratil svou poezii. Když jsem se podíval do kalendáře, viděl jsem jen co jsem všechno neudělal, ale kdy a kde mám kterou schůzku už tam pro samý “les” úkolů nebylo vidět. Takže úkoly na Nokii šly do kytiček.
Teď používám “jablíčka” a aplikaci TaskTask (ve spojením s Microsoft Exchange) a situace se změnila. Aplikaci TaskTask jsem si konfigurací trošku přizpůsobil.

GTD schéma

Při své snaze hledat graficky příjemně vyvedená schémata pro GTD jsem narazil na zajímavý GTD Wallpaper. Na dále uvedených odkazech najdete ke stažení tři verze.

Outlook 2010 – Filtry DASL

Filtry DASL slouží něco jako databázové podmínky pro filtrování v pohledech Outlooku. Filtry se buď dají "naklikat" v dialogovém okně a nebo zapsat právě pomocí dotazů DASL. Výhodou je, že se zde dají (oproti "klikání") použít závorky a různé kombinace podmínek AND či OR. Problém je, že všechny položky dotazu se musí zadávat v poněkud komplikovaném a nezapamatovatelném tvaru.

Podmíněné formátování úkolů v Outlooku 2010

V Outlooku mám rád (a vycházím z rad uvedených v článku na http://www.mitvsehotovo.cz/), když se mi jednotlivé úkoly zobrazí pěkně v barvičkách. Modrá barva je určena těm, které mám děla v nejbližších dvou dnech, černá barva u úkolů, které mně čekají do sedmi dní a šedá zase tam, kde splnění úkolu je ještě pozdější, nebo není nastaveno vůbec. A protože se mi v Outlooku občas stalo, že mi nastavení pohledů zmizelo, napsal jsem si tento příspěvek jako takového “pamatováka”.

GTD v Outlooku - Jak na projekty

Seriál GTD v Outlooku mne v mnohém inspiroval a spoustu věcí, v něm popsaných, jsem nasadil i u sebe (momentálně Outlook 2010 s Exchangem). Taky jsem si přečetl knížku Davida Allena a přemýšlel, jak v Outlooku pracovat s projekty. S úkoly, u kterých již při jejich prvním zadání vím a dokážu předvídat celou řadu dalších kroků včetně jejich kontextů.

Ze začátku jsem si nemyslel, že by mne tato otázka měla nějak zvlášť znepokojovat, vycházel jsem z „tradičního pojetí“ projektů a říkal jsem si, tohle se mně zas tak moc netýká. Jenže takových projektů začalo přibývat a přibývat a já hledal nějaký příjemný způsob jak se postupně přepínat na další a další kroky a automaticky měnit jejich kontexty.

Cíl:Nastavit Oulook tak, abych mohl u úkolu (projektu) jedním kliknutím přejít na již dříve definovaný další krok a změnit i jeho kontext a dále abych mohl úkol (projekt) dále větvit na paralelní a nezávislé podprojekty.