Prohledat tento blog

středa 7. září 2011

Odkládám úkoly (GTD v Outlooku)

Pro řízení a správu úkolů používám Outlook s vlastním sadou maker pro GTD (viz. článek GTD v Outlooku – Jak na projekty). Navykl jsem si používat filtrovaný pohled “Dnes” (viz. článek Outlook 2010 – Filtry DASL).

Myšlenka tohoto zobrazení byla “podívat se na to, co mám udělat dnes a postupovat podle toho”. Samozřejmě, úkoly, které jsem dokončil nebo u kterých se přesouvám na “další krok” vyřídím snadno. Ale ty úkoly, které mám rozpracované, ale zatím je dokončit nemohu, mi v tom pohledu neustále zůstávaly a tak se pohled na seznam dnešních úkolů stával trochu nepřehledným.

Hledal jsem tedy způsob, jak úkol v Outlooku snadno “odložit”. Jedno z možných řešení je kliknout na “vlaječku” zpracovat “zítra” či “příští týden”. Jenže tím se mi posune i samotný termín dokončení úkolu a ne vždy je to vhodné řešení. Hlavně u úkolů typu “projekt”.

Lepším řešením se tedy ukázalo změnit “datum zahájení” úkolu na následující den. Nic složitého to není. Stačí prostě do položky “počáteční datum” napsat slovo “zítra” a je hotovo. V podstatě ano, jenže současně se změnou “data zahájení” se posune i “termín splnění”, takže je nutné ručně upravit i tento datum. Jde to, ale protože jsem osoba líná a místo toho, abych se snažil neplést se při ručních úpravách, tak se raději dvě hodiny věnuji programování skriptu, který to udělá za mne.

Sadu skriptů, které najdete v souboru GTD.ZIP jsem doplnil o funkci DoTomorrowPostpone. Ta udělá jediné: u aktuálně zobrazeného úkolu (a nebo u všech označených úkolů v seznamu) změní “počáteční datum” na “zítra” a současně zachová původně naplánovaný termín dokončení. V případě, že je úkolu již “po termínu” a nebo bude po termínu zítra, tak se skript pro jistotu zeptá, zda chci prodloužit “termín splnění” a pak odloží na zítřek i konečný termín úkolu.

Nyní si stačí přidat tuto funkci do “pásu karet” a můžete odkládat co srdce ráčí. Je dobré vyhradit si pro toto makro prostor v pásu karet.

1 komentář:

  1. Ahoj Petře, chtěl bych se zeptat na možné zaškolení z GTD. Využívám mnoho outlook a rád bych se zlepšil. Poradil bys mi? Můžeme si napsat?

    OdpovědětSmazat