Chytrá složka pro projekty (GTD v Outlooku)

V článku GTD v Outlooku II/4 – Chytrá složka pro projekty byl publikován návod, jak prostřednictvím maker vytvořit vyhledávací složku, která sdružuje veškeré položky v Outlooku, které se týkají konkrétního projektu. Příslušnost položky k projektu je určen zvolenou kategorií.

Vzhledem k tomu, že ve své implementaci GTD v Outlooku využívám pro přiřazení položky k projektu “uživatelské pole”, nebyl tento postup přímo použitelný. Prostě mi to nějak nefungovalo.

Ale nedávno mne Michal Franc (za což mu děkuji) upozornil na to, že je možné kombinovat makro (které automaticky vytvoří vyhledávací složku prohledávající úkoly a přiřadí jí potřebná kritéria) a ruční úpravu, které do vyhledávání zařadí i složku doručené pošty. A odsud už byl jen skok k takové úpravě makra, která toto vše udělá automaticky. Zkrátka do vyhledávací složky automaticky zahrne více než jednu složku.

Odkládám úkoly (GTD v Outlooku)

Pro řízení a správu úkolů používám Outlook s vlastním sadou maker pro GTD (viz. článek GTD v Outlooku – Jak na projekty). Navykl jsem si používat filtrovaný pohled “Dnes” (viz. článek Outlook 2010 – Filtry DASL).

Myšlenka tohoto zobrazení byla “podívat se na to, co mám udělat dnes a postupovat podle toho”. Samozřejmě, úkoly, které jsem dokončil nebo u kterých se přesouvám na “další krok” vyřídím snadno. Ale ty úkoly, které mám rozpracované, ale zatím je dokončit nemohu, mi v tom pohledu neustále zůstávaly a tak se pohled na seznam dnešních úkolů stával trochu nepřehledným.

Hledal jsem tedy způsob, jak úkol v Outlooku snadno “odložit”. Jedno z možných řešení je kliknout na “vlaječku” zpracovat “zítra” či “příští týden”. Jenže tím se mi posune i samotný termín dokončení úkolu a ne vždy je to vhodné řešení. Hlavně u úkolů typu “projekt”.

Lepším řešením se tedy ukázalo změnit “datum zahájení” úkolu na následující den. Nic složitého to není. Stačí prostě do položky “počáteční datum” napsat slovo “zítra” a je hotovo. V podstatě ano, jenže současně se změnou “data zahájení” se posune i “termín splnění”, takže je nutné ručně upravit i tento datum. Jde to, ale protože jsem osoba líná a místo toho, abych se snažil neplést se při ručních úpravách, tak se raději dvě hodiny věnuji programování skriptu, který to udělá za mne.