Podmíněné formátování úkolů v Outlooku 2010

V Outlooku mám rád (a vycházím z rad uvedených v článku na http://www.mitvsehotovo.cz/), když se mi jednotlivé úkoly zobrazí pěkně v barvičkách. Modrá barva je určena těm, které mám děla v nejbližších dvou dnech, černá barva u úkolů, které mně čekají do sedmi dní a šedá zase tam, kde splnění úkolu je ještě pozdější, nebo není nastaveno vůbec. A protože se mi v Outlooku občas stalo, že mi nastavení pohledů zmizelo, napsal jsem si tento příspěvek jako takového “pamatováka”.

Základní informace

Nastavení bude patrně fungovat i v nižších verzích Outlooku.

Pravidla podmíněného formátování se zpracovávají jedno za druhým a první, kde je podmínka splněna, formátování použije a další pravidla se nezpracovávají (mé vlastní pozorování). Netuším, zda dvě zadané podmínky se zpracovávají testem OR nebo AND. Nebo to má svou vlastní logiku? Patrně je u shodných polí použita konstrukce OR a o rozlišných polí pak konstrukce AND. Například: [(Termín splnění je zítra OR Termín splnění není určeno) AND (Datum zahájení je zítra)]

Jak nastavit barevné formátování podle data zahájení a termínu splnění

Cíl: Naformátovat úkoly tak, aby úkoly s datem zahájení nebo termínem splnění které nastanou do dvou dní měly MODROU BARVU, úkoly s datem zahájení nebo termínem splnění, které nastanou až po uplynutí 7 dní a nebo není termín splnění nastaven vůbec měly ŠEDOU BARVU.

Řešení: Budou definovány čtyří podmínky. Dvě pro TERMÍN SPLNĚNÍ a dvě pro DATUM ZAHÁJENÍ. Důvodem je nutnost správné kombinace AND a OR konstrukcí (jiné inteligentnější řešení jsem nenašel).

MODRÁ (zahájení): Datum zahájení - před dnem (včetně) - Dnes + 2 dny
MODRÁ (splnění): Termín splnění - před dnem (včetně) - Dnes + 2 dny
ŠEDÁ (zahájení): Datum zahájení - po dni (včetně) - Dnes + 7 dny
ŠEDÁ (splnění): [Termín splnění - neexistuje] + [Termín splnění - po dni (včetně) - Dnes + 7 dny] + [Datum zahájení - neexistuje] + [Datum zahájení - po dni (včetně) - Dnes + 7 dny]

Pozor! Nejde použít zápis "7 dní", tohle Outlook nezatráví a podmínku nevyhodnotí správně.

Pozor na panel úkolů v Outlooku 2010 (možná i 2007, tam už si to nepamatuju). Má jiné barevné schéma (jiná barva pozadí), takže se ve dvouřádkovém zobrazení může stát (v tomto zobrazení je totiž druhý řádek zobrazován jako "šedý"), že některé informace vzhledem k barvě písma nejdou vidět. Proto je užitečné nastavit pro pohled použitý právě v panelu úkolů ještě jedno podmíněné formátování a zařadit jej až jako poslední. Podmínka bude "prázdná" (formátování bude tedy platit pro všechny případy, které nesplní žádnou z předchozích podmínek) a bude obsahovat nastavení barvy písma na černou.